【確定申告／電子帳簿保存法】準備の第一歩は「ファイル＆フォルダ整理」

今年もあっという間に12月…。

年末年始を控えてお仕事で多忙な方も多いかと思いますが、そろそろ心配になってくるのが確定申告に向けた経理のあれこれなのではないでしょうか。

来年はインボイス制度開始後初めての確定申告ですよね。

さらに、年明けからは電子帳簿保存法も開始ですね。

という方へ、最低限これだけやっとくといいよ！というポイントを、Web的観点でお知らせしたいと思います！

今年のフォルダを用意しよう！

何はともあれ、パソコンに、今年用のフォルダを用意しましょう！

名前は「2023」でも「R5」でも「2023確定申告」でもOK。

そのフォルダに、今年の請求書やら領収書やら、経理に関するあらゆる電子書類を置きます。

取引先が多い方は、ちょっとだけ頑張って、取引先毎にサブフォルダ作りましょうか。

2023というフォルダの下に「A商店」「B商事」みたいな感じですね。

面倒 or やる気が出ない…という方は、2023など、ひとつのフォルダでOKです！

フォルダに請求書や領収書をどんどん入れよう！

次は、確定申告に使う書類を、どんどんこのフォルダに入れていきましょう。

「今年の確定申告に使うもので、電子書類（PDFとかWORDとか）でやり取りしたものは、ぜーんぶここにある！」

という状態を作りましょう！

ポイントは、

「電子書類はぜんぶこのフォルダに集約」

です。

年明けから始まる電子帳簿保存法には、「電子取引データの電子保存が義務化されます」という一文があります。

つまり、PDF等でもらったものは紙にプリントアウトして保存はNG、PDFのまま保存しましょうということです。

なのでもし、PDFでもらったものを紙で印刷して保管している方は、電子帳簿保存法的にはＮＧになってしまいますので、PDFそのものを探してこのフォルダにいれておきましょう！

※電子帳簿保存法は来年からなので、正確には来年から対応すればOKなのですが、今のうちから慣れておくのがおすすめ！

電子書類も、メールに添付されていたり、チャットツールの中にあったり、PCのデスクトップに散らばっていたりしませんか…？

それらをぜんぶ、今年用のフォルダにまとめて入れてしまいましょう！

なお、電子ファイル以外の書類は…？

はい、紙でもらったものは、今までどおり紙のまま保存でOKです。

例えば100円ショップで付箋買って、その領収書としてレシートもらってたら、それはレシートをそのまま保管すればOKです！

ついでなので、紙でもらった領収書もクリアファイルか封筒に、まとめて入れてしまいましょう。

頑張れたら…ファイル名をわかりやすく変えよう！

上記作業＝今年の電子書類をぜんぶ見つけて今年用フォルダに集約する　は、結構大変だと思います…。

ここで燃え尽きてしまったら、ひとまず「お疲れさまでした！頑張りました！」で大丈夫です😊。

でも、もうひと頑張りできそうだったら…ファイル名をわかりやすく変えてみましょう！

具体的には、

取引年月日・取引先名・取引金額をアンダーバーなどで繋いでファイル名にします。

230301_国税商事_120000_領収書.pdf

電子帳簿保存法一問一答

これは、自分が見てわかりやすいというのもありますが、電子帳簿保存法の検索要件に当てはめるためです。

詳しくはまた別記事で書きますが、たとえば税務調査が入ったときに、上記３条件で、担当者が検索できるようにしておくためです。

でも、必須とは言えない状況なので、この記事では「あくまで余裕があればやってみることをオススメ」にさせて頂きます！
※電子帳簿保存法は来年からなので、正確には来年から対応すればOKなのですが、今のうちから慣れておくのがおすすめなので書かせてもらいました。

＜参考記事＞【記載例】電子帳簿保存法に沿ったファイル名は3つの項目を入れるだけ

https://www.ntt-finance.co.jp/billing/biz/column/20230630_4

まとめ

年明けの確定申告＆電子帳簿保存法に向けて、おすすめの作業をまとめてみました。

事業者って会社員とは違って経理もぜんぶ自分でやるので、ほんと大変ですよね…。

少しでもみなさんの参考になれば幸いです。