３年前と比較：お客さまとの資料のやりとりが楽になった理由

わたしは税理士なので、
「領収書」などの帳簿記入に必要な資料を、
お客さまから送ってもらうことが多いです。

以前は、
メールの添付ファイルとして送ってもらうことが多かったです。

でも、
あつこさんの「セキュリティ的にメール添付は減らした方がいい」との言葉で、
他の方法を取り入れてみました。

ただ、
「好みのツールは？」と、お客さまから提案してもらうスタイルですすめたところ、
方法が６つ以上と煩雑になってしまいました。
（LINE、ギガファイル便、Messenger、Chatwork、Dropbox、GoogleDrive）

もっとシンプルにしたい…

というのが、３年前の悩みです。

思い起こせば、やったことは、１つだけでした。

こちらから、GoogleDriveを優先して案内するようにしました。

以前は、「お客さまに負担がかからないように」と、お客さまの慣れている方法を最初にお聞きしてました。

でも、こちらでまず基本方針を決めて、それを提案するという順番に変えてみました。

すると、

「Google Driveね。それでいいよ。」
「聞いたことあるけど、使い方だけ教えてもらえる？」

と、案外すんなり話がまとまりました。

「こういうのは、こっちで基本方針を作った方が、お客さまも楽なのかもしれない。」
と、感じました。

ただし、使えない方も中にはいらっしゃいます。
その場合は、今までどおり、お客さまのご希望に沿って対応してます。
（メール添付、Messenger、dropbox、LINEなど）

Google Driveには、お客さまからもらった資料の他にも、置いているものがあります。

打合せ時のヒアリングメモや、報告シートです。

それを、お客さまが見てくれてるらしく。

「前回の打合せで、税理士さんに何話したっけ…」
「前回残った宿題、何だったっけ？」
と、後で見返してると、何人かの方からお話して頂きました。

これ、けっこう嬉しかったです。

次回の打合せもスムーズに進みますし、認識の共有もできます。

お客さまのタイミングで、
必要なときに必要なものを確認できる情報の置き場として
私はもちろんのこと、お客さまからも好評です。

Google Driveを資料の共有場所にしてからの、変化をまとめてみました。

「対お客さま」という外とのやり取りで、たくさん良いことがありました。

が、社内＝内のやり取りでも、Googleのクラウドツールを活用しています。

今、事務所はわたしを含めて３人なのですが、
その３人でスケジュールや進捗を管理するのに、どうクラウドツールを活用しているか。

次回はこれについて、書いてみようと思います。