メールが受信出来ない！困った時の対処法
asagao私の仕事用メールは、独自ドメインメールです。
ホームページ開設と同じ時期にレンタルサーバーに設定しました。
そのメールアドレスをPCのOutlookに設定して使っています。
使い始めてから半年ほどになりますが、先日、お客様から「私宛のメールが送れない。エラーが来る」との連絡を受けました。
念の為、自分のスマホからテスト送信してみましたが、確かにうんともすんとも言わない私のOutlook。
実は先月も一度あり、「返信がないなぁ」と思っていたら、実は先方は送っていて、私が受け取れていなかっただけだったんですね。
これは仕事的には致命傷なことにもなり得る...
ということで原因を色々とググって見たのですが解決しません。
容量の問題の可能性があるとのことで、不要なものを削除したりアーカイブにしましたが、改善せず…。
半ば泣きつく形で、A2Kさんに相談しました！
■原因は、サーバーにあった
原因はサーバの方のメール容量オーバーですね。
100MB容量のところ、107MBご使用でした。
なんと原因はサーバー側の問題だったようです。
どうりで、Outlookのメールボックスの画面から探しても、容量を確認できなかったわけです。
で、増量しました。100MB --> 20,000MBに設定しておきました。
↓
容量、増えてる！
勝手に有料プランの契約が必要でお金かかるのかと思っていました。
1時間調べても分からなかったことが、ものの数分でサクッと解決して頂きました！驚きです...。
■容量よりも大切なこと
話には続きがあります。
その後のやり取りで、根本的な部分についてアドバイスを頂きました。
添付ファイル付きのメールのやり取りをけっこうなさるのかな…と予想しました。
メールの容量ももちろんですが、最近のコンピューターウイルスはとてもやっかいで、
差出人とか知人になりすましたりする場合があるので、出来るだけファイル添付されたメールのやり取りは減らした方が良いのです…。
Googleドライブに共用フォルダを作って、書類のやりとりはそこを使うとか。
チャットワークや…たしかTeamsもファイル添付できたと思うのですが、そういうものでのやり取りを増やすことをオススメします。
すみません、余談でした。でも、わたしのお客様になった人には、説明するようにしています。個人事業の方だと、致命的になりかねないので。。
いえいえ…これは余談ではなく、本当に重要な内容です…！
容量だけの問題ならまだしも、セキュリティまで影響するとは考えが及んでいませんでした。
職業柄、添付含めてメールでのやり取りが日々とても多く、かつ、機密的な内容を扱いますので、セキュリティには敏感です。
これを機に出来るところは全てお客さんに導入してやり取りしたいと思いました。
リスク管理の観点から話すれば、すんなりOKもらえそうですからね。
■まとめ
今回は、そんな事務所運営の根幹とも言えるメールについてアドバイスを頂いたというお話でした。
メールを通じて、セキュリティについても見直す良い機会になりました。
これを機にメールでのやり取りを見直したい創業者は、参考にして頂けたら幸いです！
普段からあさがおさんとコンタクトを取っていることが幸いして、スピード解決できた例です☆
こういう場合、PC側の何らかの問題も疑います。でも、あさがおさんはPCを新調したばかりだったな…という記憶があったので、すぐにレンタルサーバーの調査をしました。
添付ファイル付きメールを頻繁に使用するのは、セキュリティ的に本当にオススメできない状況になりつつあります。 また別記事で詳しく書きたいと思いますが、クラウドやチャットツールを上手に使ってみて下さいね！
この記事を書いた人
あさがお税理士事務所 代表税理士 伊藤貴文
税理士 / 栃木出身 / 埼玉在住 / 東京勤務 / 3児の父
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