Web上での資料のやり取りはどうする？資料の共有と保存に分けて考えてみよう！
asagao去年のちょうど今頃、メールが届かない問題をあつこさんに解決してもらいました。
その時に、
"差出人とか知人になりすましたりする場合があるので、
出来るだけファイル添付されたメールのやり取りは減らした方が良いのです…。Googleドライブに共用フォルダを作って、書類のやりとりはそこを使うとか。
チャットワークや…たしかTeamsもファイル添付できたと思うのですが、そういうものでのやり取りを増やすことをオススメします。”
こんなアドバイス（金言）を頂きまして、少しずつですが資料のやり取りをメール添付以外で進めてきました。
ただ、相手に合わせて色々なツールを導入していった結果、その管理が難しくなってきたという新しい問題が生まれてきました。
特に、お客様との資料の共有はもちろん、保存も考えるとなると...。
絞った方が良いのか、どう対応していけば良いのかについて、改めて聞いてみることにしました！
目次
■資料の共有と保存の方法
…と、いうような状況でして。
うーん、なるほど。
資料の共有と保存の２点から見ていきましょうか。
現状のお客様との資料の共有はどんな具合ですか？
あー、たしかにその部分ごっちゃになっていましたね。
資料の共有は、こんな感じです。
・メール添付
・ギガファイル便
・LINE
・Messenger
・chatwork
・Dropbox
・GoogleDrive
色々な業種がいるので、本当にバラバラです。
資料を私から送るよりも受ける方が多いので、
お客様は自分が普段慣れ親しんでいる方法で送りたいようでして。
自分的には下からの順番で導入してもらいたいのですが（汗）
そうですね。わかります😊。
わたしも同じで、お客様の慣れている方法で、ホームページに使う文章や画像を送ってもらっています。
やり取りをスムーズにする目的でも、共有については、とにかくお客様の希望に合わせています。
【参考】A2Kのファイル共有パターン
- LINEまたはインスタグラムやツイッターのDM使用
個人事業主さんで、普段からスマホしかいじらない（→PC所持してない人も）という方なら、その方の使い慣れているSNSをお聞きします。
地元はLINEになることが多いです。 - GoogleDrive使用
地元でも首都圏でも、PC所持＆業務で開くことが多いなら、Googleアカウント所持していることが多いため、共有フォルダを作ってやりとりします。 - HPツールとメールでやりとり
少ない例ですが、ホームページ制作のお仕事の場合。
こんな文章が欲しい、画像が欲しいというやり取りはメールで。
文章や画像自体は、そのホームページツールに直接入れてもらうというやり方もしています。
※添付ファイル付きメールをなくすというセキュリティ目的と、添付ファイルをHPツールに移動する手間を省けるという利点があります。
■LINE・Messenger・Chatworkは、連絡も出来るしファイルを受け取るだけの関係なら◎
ちなみに、あさがおさんの例でいうと、
LINE
Messenger
Chatwork
は、連絡とファイルの受け渡しがひとつで出来るツールですよね。
で、
Dropbox
GoogleDrive
が、受け渡し＆共有というか資料の共通の置き場所という感じで、「そこに資料おきました！」という連絡は、別途ほかのツールでするという感じですよね。
※ギガファイル便は、一時的なファイル受け渡し＆置き場なので、ちょっと特殊。
Dropboxのファイルリクエストで代用できるはずなので、また別記事でご紹介することを前提に、候補から落とします！
そういえば…そうですね。
そういう分け方については、無意識だったような気がします。
前者（LINEなど）は、ファイルを「相手と共有」というよりは、自分に送ってもらう目的なら、このままで良いと思います。
「共有」は文字通り、お客様も常に見える状態にしていおくことですよね。
じゃなくって、お客様は送るだけ、あさがおさんは「受け取って使用＆管理する」という関係性ならば、お客様とのコミュニケーションとファイル受け渡しは、これらのツールで行い、あさがおさんは受け取ったファイルを自分の管理下で好きなツールで保存する、という手順で良い印象です。
■Dropbox・GoogleDriveなら、連絡は別途必要だが、常に共有状態にできて、ファイルが多い場合には便利
なんか、予想と違う方向に向かっているような気がします…。
自分からみた共有・保存じゃなくて、相手＝お客様からみた共有・保存という視点も考えるのですね。
あさがおさんだと、お客様とは何年も長期に渡っての関係性が多いと思いますので、わたしの場合とはちょっと違うかもしれないんですけど。
一応、ひととおりまずはお話してみますね。
次に、資料の保存の方はどうでしょう？
保存についてはシンプルで、
普段はUSBに保存して、定期的に複数の外付けHDDにバックアップを取っています。
電子帳簿保存法もあるので、
GoogleDriveなどのオンラインストレージサービスへの保存も、相手を見ながら進めています。
保存については、GoogleDriveとDropBoxの二択だと思うんですが、どっちが良いとかありますかね？
絞った方が良い気もしてるんですが。
なるほど。
自分のUSBやHDDに保存、ということは、さきほどの例でいうところの「相手は送るだけ、常に共有する必要はない」状態だと思われます。
電子帳簿保存法の関係で、オンラインストレージへの保存を考え始めるとは…これは私は思いつかない視点です！
確か、検索機能だったり見つけだすのが容易な方が良いんですよね。
電子帳簿保存法の関係だと、お客様も常に見える＝共有している状態だということになりますよね。
GoogleDriveとDropboxどちらを選ぶかというよりは・・・
■どちらかではなく、どちらも！両者の良いとこ取りしよう
どちらかではなく、どちらも使えるようにしておくのがオススメです！
それこそ、お客様の都合や好みの問題もありますし。
それに、オンラインサービスは、システム障害などで使用できなくなることも無いとはいいきれないので、何かあった場合に片方が使えるようにしておくと心強いですよ。
なるほど！その発想はなかったです。
それに、それぞれで特徴が異なります。
GoogleDriveは、Androidスマホを持っていればGoogleアカウントを必ず持っていますし、普及面では一番です。
DropBoxは、バックアップ及びデータ復元が容易という優位性があります。
有料版にすると、履歴管理といって、ひとつのファイルについて変更履歴を管理して、例えば上書きしちゃったけど一昨日の内容に戻したい！という巻き戻しもすることが出来ます。
GoogleDriveの無料枠を有効に使いつつ、無くなったら困るものをDropBoxメインで管理するなど、それぞれの良い面を活かした活用方法をすることが良いのではないでしょうか。
あさがおさんご自身の、そのツールとの相性もありますしね。
まずは、自分にとって使いやすいか、お客様が選ぶのはどちらが多いか、２つを平行して使ってみるのをオススメしますね！
最初に質問を思いついた時よりも、比較検討にはいろんな要素があるということが、わかりました。
両者をうまく共存しながら使うという発想はなかったので、今回新しい気付きになりました。
■まとめ
お客さんも、それが一番使いやすくて使っている！というよりは、
単にそれしか使ったことがなかったから使っているという理由の場合も多いように思います。
そういう場合には、もっとこちら主導でもっと便利な方法を提案できそうです。
いくつかのツールを経験してみたからこそ、どの方法が合うのかが何となくですがわかってきました。
まずは、GoogleDriveとDropBoxについて、
もっと慣れてみることから始めてみたいと思います。
Webツールは奥が深いです...。
以上、現場からでした！
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