領収書の考え方 「領収書の作り方・もらい方のポイント(テンプレート付)」

■はじめに

領収書、レシート、クレジットカード明細・・・
結局どれを取っておけば良いの?

保管スペースがなくなってきたんだけど、
領収書って何年取っておけば良いの?

創業者から受ける領収書の質問は、多岐にわたります。

何故か。税金は簡単に言えば儲け、つまり利益の大小で決まります。
その利益は売上ー経費で決まります。
売上はなかなか動かせない一方、経費は使い方次第でいくらでも動かせる。
その経費を証明する手段が領収書です。

領収書は、主に二つの場面で登場します。

先ほど説明したのは、対仕入先、つまり、領収書を受取る場面
それ以外にも、対得意先、つまり、領収書を渡す場面でも登場します。

今回は、そんな領収書の作り方・もらい方のポイントを簡潔にまとめてみました。

あさがお

最後にダウンロード可能なテンプレートもありますので、参考にして頂ければと思います。

■領収書の作り方とポイント(交付する側)

具体的に領収書に記載する事項とそのポイントを見ていきましょう。

①領収日
領収日、つまり得意先から現金を受取った日付を記載します。

②領収先の情報
得意先の情報を記載します。「空欄」だったり「上様」と頼まれることがあります。
小売業や飲食業など不特定多数の者を相手にする業種の場合はその対応でも構いません
それら以外の業種や、後々のトラブル回避の観点からは、積極的に書く方向が望ましいと思います。

③領収元の情報
自社の情報を記載します。印刷する場合は、通常社印(角印)を押します。
PDF等の電子送付する場合には、社印のデータを貼り付けます。

④領収金額
最終的な領収額を記載します。3桁ごとに「,」を入れて桁違いを防ぎましょう。
また、金額の前に「¥」や「金」金額の後に「-」や「也」を入れて、改ざんを防ぎましょう。

なお、「内訳」欄に、税抜き金額と消費税額を記載しますが、取引の内容によっては、8%の軽減税率の対象になる取引(飲食料品など)や、そもそも消費税のかからない取引(土地や居住用住宅の貸付など)もありますので、その点だけ注意が必要です。

⑤領収の内容(但し書)
商品やサービスの内容を具体的に記載します。

「お品代」だと内容がわかりません。具体的に、「書籍代」や「制作資料代」など、具体的に記載しましょう

⑥収入印紙
受取った金額が税抜で5万円以上の場合、収入印紙の貼付けが必要となります。

5万円以上100万円以下は200円、100万円超200万円以下は400円と段階的に金額が上がります。
詳しくは、下記国税庁HPの「17号 売上代金に係る金銭又は有価証券の受取書を確認ください。
No.7141 印紙税額の一覧表(その2)第5号文書から第20号文書まで|国税庁 (nta.go.jp)

なお、クレジットカード払いの場合は、領収書の但し書などに「クレジットカード利用」と書き加えることを条件に、収入印紙を貼る必要はありません

⑦印鑑(担当者印)
担当者印は義務ではありませんが、誰が対応したかの履歴を残せるので、証明力はあがります。
特に5万円以上で収入印紙を貼る場合は、担当者印の割印はした方が良いでしょう。

■領収書のもらい方とポイント(受取る側)

上記の領収書を渡す際の逆の立場で、記載漏れがないか確認しましょう。

①領収日(日付)
空欄になっていないかを確認しましょう。
日付が空欄の場合、本当にその日(その期)で支払ったのかが証明できず、税務調査で支払先に確認に行くリスクを高めます。日付の記載を確認する習慣を付けましょう。

②領収先の情報(宛名)
空欄になっていないかを確認しましょう。
宛名が空欄の場合、本当に自分が支払ったのかが証明できず、税務調査で支払先に確認が行くリスクを高めます。
宛名の記載を依頼する習慣を付けましょう。

下記で、宛名が空欄の場合のリスクや対策についてまとめています。参考にして下さい。
宛名が空欄の領収書、自分で書き込んで良いの? 

③領収元の情報(支払先の情報)
連絡先などが漏れなく書かれているかを確認しましょう。

④領収金額
金額が空欄になっていたり、0の単位がおかしくなっていないか確認しましょう。

⑤領収の内容(但し書)
商品やサービスの内容が書かれているかを確認しましょう。

「お品代」という但し書きだけでは売上に必要な経費であるのかが判明できず、税務調査で支払先に確認が行くリスクを高めます。
具体的な品目の記載を依頼する習慣を付けましょう

例えば、制作のために使う資料を購入した場合、
「お品代」<「書籍代」<「制作資料代」、この順位で、証明力が異なります。

毎回依頼するのは手間ではありますが、
金額が大きいものや、繰り返し支払があるようなものには、特に気を付けて依頼することがポイントです。

⑥収入印紙
税抜金額50,000円以上の場合に収入印紙の貼り漏れがないか確認しましょう。
前述の通り、クレジットカード払いの場合は、その旨の記載がある限りにおいて収入印紙は不要です。

■領収書の疑問点あれこれ

▶宛名が空欄の領収書、自分で書き込んで良いの?

▶領収書、レシート、カード明細の結局どれを取っておけばよいの?

▶領収書は結局どれくらい保管しておけばよいの?

▶領収書をなくしたり、もらえない場合はどうしたらよいの?
 
▶クレジット払いの領収書は捨ててもよいの?どうやって取得するの?

■テンプレート(ダウンロード可)

以下、Excel形式の領収書のテンプレートを用意しました
必要に応じてダウンロードして活用ください。

この記事を書いた人

あさがお税理士事務所 代表税理士 伊藤貴文

税理士(2018年登録) / MBA // 栃木出身 / 埼玉在住 / 東京勤務 /// 2児の父

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