【税理士が添削】請求書の送付後に金額の間違い発覚！修正方法は？
あつこ「うわー、請求書の金額間違ってた…。もう送っちゃった…。連絡入れないと！」
HP制作フリーランスのあつこです。
…これ、わたしが先日、やらかした事です。
お相手に送付後、ミスに気付いたのは、はじめてでした…。
あせりながら＆調べながら対応したのですが、せっかくなので、ブログのネタにしようと思います😊！
今回のケース＆前提条件について詳しく
わたしは請求書作成と帳簿づけに
✅会計ソフト freee
を使っています。
freeeの便利機能である、
✅請求書登録と同時に仕訳も登録
を使っているので、請求書と仕訳データは関連付いています。
✅お相手への送付は、PDFをチャットツールを使って送信
しました。
わからないこと３つ
はじめてだったので、わからないことが３つありました。
- 請求書の通し番号、同じものでOK？新しい番号で作り直し？
- 請求書のどこかに「再送」とか書く必要あり？
- freeeは、①によって操作が変わるの？
①は、仮に「INV-1」という番号を振っていたら、その番号のままでよいのか。
それとも「INV-2」と、新しくするのか。
「INV-1-1」みたいに枝番つけて「INV-1」の派生書類みたいにするのか。
②は、書く必要あるのかなぁ？と。
送付するときに、チャットツールには
「前回のものは破棄でこちらをお使い下さい」
みたいなことを書くだろうけど。
③は、ほんとにfreeeの操作そのもの。
請求書画面だけで仕訳も出来上がってるけど、仕訳だけを修正？
それとも、いったん、請求書も取引もどっちも消す？
２つとも手動で別々に消す？
わたしなりの結論（←税理士さん添削前）
AIに聞いたり検索したり…で悩んだ末、わたしが選択したのは
- 請求書の通し番号は同じもの=「INV-1」のまま
※枝番は、分割払いでよく使うらしい - 請求書には「再送」の記載なし
- freeeは請求書を
「取り消し」操作
→「取り消し請求書」一覧から復活
→金額修正後、再度「仕訳も同時登録」
した
①②は、自信ナシ。
③は、freeeのオンラインマニュアルで
「帳票から取引登録を行った場合は取引画面から削除ができません」
という記述をみつけたので、仕訳データを単独で消すのはできないと判断。
請求書画面に「取り消し」メニューがあるのは知っていたので、それで取り消してみました。
上記の確認画面が出て、仕訳データも消えました。
その後、請求書を「復活」させてみると「仕訳データ」は復活せず。
請求書の通し番号は元のまま「INV-1」でした。
なので、
復活後の請求書の金額を修正→「取引も同時に登録」ボタン
で再度、仕訳データも新規作成にしました。
※これ以外のやり方もあると思いますが、わたしの場合は上記で大丈夫でした。
税理士あさがおさんの添削
…というわけだったんですよ。
これで良かったんですかね？
これは、お疲れさまでした…。
はじめてだと、迷いますよね。
ネット情報も、
自分のケースとぴったり一致するものが
出てくることがまれですしね。
ケースバイケースだとは思いますが、
対処方法で多いのは、どんなのですか？
はい、法的に「ぜったいこれ！」みたいのは
ちゃんと調べたこと無いですが…
実務的に多いのは、こんな感じですね。
添削①：請求書の通し番号、同じものでOK？新しい番号で作り直し？
同じで大丈夫ですよ。
添削②：請求書のどこかに「再送」とか書く必要あり？
これ、備考欄などに書くことが多いですね。
理由は、
- 後から「当事者以外」が確認するとき、再発行であること＆その経緯もわかる
- 二重請求を防ぐ
などです。
記入例は「金額訂正のため再発行」あたりですかね。
双方がわかる書き方で良いと思います。
番号よりも、この備考の方が大切だったんですね…
まとめ
今回はPDFという電子データの請求書ですが、紙の請求書でも、考え方は同じです。
後で「誰が」見ても経緯がわかるように、備考欄に経緯がわかるように記述を残しましょう。
会計ソフト側は、freee以外の他のソフトでも同じです。
ひとつの請求書に２つの仕訳が出来ないよう、請求書を作り直すときは注意ですね！
この記事を書いた人
チトセiT /あつこ（A2K）
『出会えて良かった』はもっと増やせる。お客さまと両想いになれるHPをつくる伴走者/ 元業務系SE▶ITトラブル対応/ 北海道千歳市 /小学生ママ🎒
この記事を書いた人
あさがお税理士事務所 代表税理士 伊藤貴文
税理士 / 栃木出身 / 埼玉在住 / 東京勤務 / 3児の父
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